Los beneficios de los servicios de impresión administrados
Los servicios de impresión administrados han existido desde hace tiempo, pero con la llegada de las tecnologías de nube y la innovación en general, los servicios de impresión administrados de hoy en día son mejores que nunca. Los beneficios de los servicios de impresión administrados como la solución líder de Brothers incluyen la reducción de costos, la mejora de la seguridad y la completa facilidad de uso.
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¿Qué es un servicio de impresión administrado
Si su empresa existe desde hace tiempo, probablemente haya oído hablar de los servicios de impresión gestionados o MPS, pero muchas empresas nuevas y en expansión pueden no ser conscientes de lo que implica este servicio.
Un servicio de impresión administrado hace lo que dice en la lata. Proveedores como Brother administran todos los dispositivos de impresión de su negocio, incluyendo impresoras, escáneres, faxes y copiadoras. Esta gestión abarca toda su flota de principio a fin, desde la recomendación y configuración de sus dispositivos hasta la actualización del software, la formación de usted y su personal para obtener lo mejor de sus máquinas, la supervisión del uso, el mantenimiento continuo y mucho más.
Los beneficios de la impresión gestionada
Esa es la simple explicación de la impresión controlada. La mejor manera de entender realmente el MPS es ver los beneficios para su negocio. Asegúrate de mirar una solución líder de impresión administrada como el MPS de Brother para asegurarte de que obtienes todos estos beneficios.
Mejora de la eficiencia
La eficiencia es uno de los mayores retos de las empresas hoy en día y todo el mundo sabe lo valioso que es el tiempo en el lugar de trabajo. Mientras que muchos buscan en las operaciones comerciales más obvias oportunidades para mejorar la eficiencia, a menudo las mayores pérdidas de tiempo son las cotidianas. Todos los molestos problemas de impresión que se tienen en casa se multiplican por diez en la oficina, y todo ese tiempo perdido puede sumarse para ser extremadamente costoso.
Los servicios de impresión administrados ayudan a resolver prácticamente todas las pérdidas de tiempo diarias causadas por sus impresoras. Los proveedores recomiendan las mejores máquinas desde el principio basándose en las necesidades individuales de su negocio e incluso de su departamento, así que no pierda más tiempo intentando que su impresora haga algo que simplemente no puede.
También te recomendarán nuevos equipos y te recordarán cuándo es el momento de actualizarlos para que no te quedes atascado con máquinas viejas y lentas. Además, conseguirás que los expertos vengan a configurar el software por ti, para que tus máquinas funcionen sin problemas desde el primer día.
Con un MPS todos sus dispositivos están conectados a un sistema de monitoreo basado en la nube, de modo que su proveedor puede vigilar su uso y enviar automáticamente tinta de repuesto cuando se le esté acabando o hacer sugerencias basadas en su consumo.
Si una máquina se cae o informa de un error de software, el mantenimiento continuo se encarga del problema lo más rápido posible. Con informes instantáneos fáciles de leer, también puede vigilar su propio uso para tomar decisiones vitales que le ayuden a imprimir más eficientemente.
Costos reducidos
Abordar la eficiencia es genial para reducir los costos ocultos a largo plazo, pero ¿qué pasa con el costo más obvio y directo de sus impresoras? Conseguir el dinero necesario para comprar una flota entera de nuevo hardware es desalentador para cualquier negocio. Las nuevas empresas pueden no tener el dinero en absoluto mientras que las establecidas pueden querer vigilar de cerca su flujo de efectivo. Esto es aún más problemático con la perspectiva de actualizar el hardware cada pocos años.
La impresión administrada puede ayudar a las empresas a superar este gasto inicial con una amplia gama de opciones de impresión para ayudar a cubrir los costos. Típicamente, esto incluye modelos de impresión de pago por página con hardware alquilado para hacer los pagos más manejables. Con tableros en tiempo real e informes prácticos sobre el uso, así como herramientas de previsión, también es mucho más fácil gestionar los presupuestos.
El mantenimiento de una flota de máquinas individuales también es extremadamente costoso y acumular tinta o tóner sin usar puede ser tan malo como agotarse inesperadamente.
Para las necesidades continuas, MPS proporciona una entrega justo a tiempo de tintas de repuesto e incluso reparaciones basadas en sus necesidades inmediatas así como en su uso a largo plazo y continuo. Además de reducir los costos desperdiciados, MPS puede ahorrarle dinero haciendo un mejor uso de las economías de escala. Una vez más, en función de su uso, usted y su proveedor pueden trabajar juntos para decidir la cantidad adecuada de suministros para comprar a granel con los mejores descuentos, de modo que nunca tendrá demasiado o demasiado poco.
Cuando se trata de las máquinas en sí, las auditorías de impresión regulares también pueden buscar otras formas de ahorrar dinero. Por ejemplo, consolidando el hardware y colocando las máquinas juntas para aprovechar mejor el espacio de la oficina e incluso ahorrar electricidad.
Mejora de la productividad
Mejorar la productividad de toda su empresa satisfaciendo las necesidades de los departamentos individuales. La impresión administrada puede examinar de cerca los requisitos de impresión específicos, desde impresiones de calidad a todo color en el departamento de diseño hasta la rápida impresión en monocromo en las cuentas. A continuación, se puede recomendar el hardware y el software que mejor satisfaga estas necesidades para una impresión más productiva. Esto podría incluir cualquier cosa, desde la impresión móvil y fuera de las instalaciones hasta el tamaño del papel y los tipos de documentos, incluyendo cartas, tarjetas y mucho más.
También se le notificará y sugerirá nuevas actualizaciones de hardware y software tan pronto como se publiquen para asegurarse de que tiene acceso a la última y mejor tecnología. Dependiendo de su MPS también podría recibir capacitación para todo su personal sobre las nuevas características y funcionalidades para asegurarse de que cada departamento aproveche al máximo su impresora.
Ir verde
Con un sistema de supervisión continua, su solución de impresión administrada puede ayudarle a reducir su huella ambiental, algo que es cada vez más importante para las empresas. Comprenda dónde se encuentra su mayor desperdicio y tome decisiones que le ayuden a reducir el papel, la electricidad y los consumibles. Con informes regulares, puede hacer un seguimiento de su éxito e incluso publicar los resultados como parte de su responsabilidad social corporativa, que a menudo es el centro de atención de muchos clientes en la actualidad.
Sé ágil
Aunque sea un experto en su industria, es probable que usted y su personal no sean expertos en impresión. Tal vez el beneficio más subestimado pero vital para MPS es el acceso a especialistas experimentados. Estos expertos en impresión están a su disposición para ayudarle en todo, desde la elección de su próxima actualización hasta el uso de su actual software en todo su potencial. Las impresoras para empresas pueden ser notoriamente complejas, pero con la ayuda de los expertos, puede ahorrar tiempo y asegurarse de que está utilizando la última tecnología y estrategias.
Mantente seguro
Hoy en día, la seguridad de las empresas es más importante que nunca. Las grandes marcas ahora aparecen regularmente en los titulares junto con la palabra “hackers”, y la protección de datos ha dado un giro muy serio para todos. Si bien las impresoras comerciales más recientes a menudo pueden incluir funciones y software para ayudar a combatir los posibles riesgos de seguridad de las impresoras, configurarlas correctamente y asegurarse de que está utilizando lo último y lo mejor es un gran desafío.
Su proveedor de impresión administrada puede trabajar con usted para identificar los riesgos actuales de seguridad de la impresión y de la IP a los que se enfrenta su empresa, para así poder ofrecer una solución completamente adaptada y diseñada para combatir estos problemas. Esto podría incluir procedimientos de inicio de sesión de la impresora para minimizar los documentos robados, eliminación de residuos especiales e instalaciones de gestión de documentos. Para las empresas que necesitan que la seguridad ocupe un lugar destacado, MPS puede instalar impresoras multifuncionales con función de borrado automático del disco duro y una mayor protección contra los hackers.
¿Quieres saber más?
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