¿Su empresa necesita un fax?
En 2014 se cumplieron 50 años de la máquina de fax, un dispositivo desarrollado por primera vez por Xerox en 1964. El alimento básico de muchas oficinas a lo largo del siglo 20, la última década ha visto la popularidad de la máquina de fax caer en picada – ¿así que todavía la necesitamos?
Estamos en una era que se jacta de tener gafas inteligentes que registran cada uno de sus movimientos y relojes que muestran mensajes de texto, así que ¿quién sigue enviando faxes? Se estima que hay más de cien millones de máquinas de fax en uso en todo el mundo – ¡es impresionante una de cada 70 personas!
Aunque sea posible enviar un correo electrónico a un colega desde su teléfono móvil, el humilde fax sigue siendo el dispositivo elegido por muchos profesionales, incluyendo médicos, abogados y agencias de relaciones públicas.
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10 razones por las que el fax sigue siendo importante
Es más fácil que nunca enviar documentos por correo electrónico, pero las máquinas de fax siguen teniendo una serie de beneficios para el propietario del negocio.
1. Cobertura mundial
Aunque estamos en la era de Internet, el envío y recepción de documentos por fax sigue siendo reconocido como una herramienta esencial por las empresas de todo el mundo. En muchas industrias, incluyendo la educación, la medicina y el derecho, las máquinas de fax son todavía ampliamente aceptadas como la solución más fiable y segura.
2. Fácil de usar
En el pasado, el envío de un fax implicaba alimentar el papel, introducir el número de fax y esperar la confirmación. Hoy en día, el fax es tan simple como enviar un correo electrónico con la ayuda de una solución de servidor de fax que permite el envío y la recepción de faxes desde cualquier dispositivo a través del correo electrónico.
3. Rastreable
Los faxes salientes generan una notificación de envío/fallo que se entrega al remitente. Una notificación exitosa sólo se genera cuando todo ha sido recibido y reproducido correctamente.
Los servidores de fax llevan esto a otro nivel ya que pueden ser configurados para registrar y archivar copias de todos los faxes entrantes y salientes. Todos los mensajes de fax pueden ser registrados y archivados en una ubicación central para una óptima seguridad y administración.
4. Legalmente vinculante
El protocolo de fax T.30 reproduce con precisión los documentos entre dos puntos remotos: cuántas veces has enviado un documento o un correo electrónico y el destinatario no puede abrirlo o se ve distorsionado. El protocolo de fax cumple los requisitos legales de custodia; de ahí su popularidad entre abogados y médicos.
5. Entrega asegurada
Aunque se puede pedir un recibo al abrir con los correos electrónicos, las máquinas de fax deben acusar recibo de un documento con éxito como estándar. Esta notificación es la prueba de que su documento ha sido entregado con éxito.
6. Fácil de integrar
Los servidores de fax pueden integrarse con casi cualquier entorno de mensajería tanto en el sitio como en la nube. Esto incluye Microsoft Exchange, así como CRM, ERP y DMS con capacidades de fax. Los sistemas heredados y las plataformas que no son de Windows también pueden conectarse con los servidores de fax a través de protocolos estandarizados como SMTP y Samba.
7. Asegurar
Un sistema de comunicación punto a punto, el protocolo de fax T.30, detectará cualquier intento malicioso de interceptar o alterar los datos que haga fallar la transmisión. Es esta tecnología la que hace que el fax sea “legalmente vinculante” y es la razón principal por la que el fax se sigue utilizando en muchas oficinas de todo el mundo.
8. Aceptado globalmente
Bien establecidos antes de Internet, las máquinas de fax y los servidores están disponibles para todos los negocios y organizaciones en todo el mundo. Varias industrias que transfieren información sensible, por ejemplo, registros médicos e información financiera, utilizan exclusivamente el fax, ya que no hay otra alternativa universalmente reconocida.
9. Fax sobre IP
Impulsada por VMWare y las tecnologías Hyper-V de Microsoft, la tecnología de Fax sobre IP puede existir en un entorno virtualizado sin dependencia del hardware. Aunque no suele ser tan rápida como las máquinas de fax y las tarjetas, está en línea con las iniciativas de virtualización que están siendo desplegadas por muchas organizaciones.
10. Parte del establecimiento
Te guste o no, el fax no va a ir a ninguna parte pronto. Profundamente arraigado en el comercio nacional e internacional, el fax es un estándar de comunicación utilizado en todo el mundo.
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