Cómo mantener seguras las impresoras de su negocio

 

Con la prevalencia de la tecnología que no hace más que crecer en nuestra vida cotidiana, la seguridad se está convirtiendo en una gran preocupación para todos, pero las empresas tal vez se enfrentan a los desafíos más difíciles y al escrutinio. Tanto si se trata de una pequeña como de una gran empresa, la seguridad en Internet se está convirtiendo en una prioridad máxima y las redes de impresoras no son una excepción.

Nadie está exento de la amenaza de los hackers y grandes nombres han aparecido en los titulares gracias a las violaciones de seguridad a gran escala. Un estudio reciente también encontró que el 61% de las grandes empresas admitió haber sufrido al menos una brecha de seguridad debido a la impresión no segura. Si incluso los grandes jugadores parecen impotentes ante estas crecientes amenazas, ¿cómo pueden todos los demás esperar mantener sus impresoras seguras?

La amenaza de la seguridad de la impresora

Aunque puede que no sean su primera preocupación cuando se trata de la seguridad en la oficina, las impresoras de trabajo son unas de las que corren más riesgo de sufrir violaciones de seguridad, quizás por esta misma razón. Las impresoras de hoy en día ciertamente han superado a sus predecesoras con procesadores, memoria, almacenamiento, software y firmware avanzados, todo lo cual lamentablemente las hace aún más vulnerables. Con una flota de impresoras de oficina normalmente conectadas en una sola red, una brecha de seguridad en una sola impresora podría causar estragos en todo el negocio.

Muchos olvidan que algunos de los datos más delicados de la empresa se transmiten a través de esta red, ya sea en forma de impresión directa o mediante las funciones de copia, escaneo y fax que poseen las impresoras multifunción. Sin las medidas de seguridad adecuadas, las empresas corren el riesgo de perder algunos de sus datos más sensibles a manos de los piratas informáticos.

Manteniendo sus impresoras seguras

Afortunadamente, la tecnología innovadora proporciona soluciones así como problemas potenciales en forma de medidas de seguridad avanzadas. Junto con algunas prácticas óptimas sencillas, optar por una impresora más segura con algunas de estas características podría proteger sus datos y los de sus clientes para que no caigan en las manos equivocadas.

Cambiar las contraseñas por defecto

Las medidas más sencillas suelen ser las que más se pasan por alto. Cambiar las contraseñas predeterminadas que vienen con las máquinas puede parecer básico, pero muchos se olvidan o simplemente no lo hacen por pereza. Desafortunadamente, los hackers no son tan perezosos. Muchos comparten estas contraseñas predeterminadas en su estrecha comunidad, por lo que conservarlas es una de las formas más fáciles de que se produzca una violación de la red.

 

Mantenga sus impresoras al día

Una vez más, puede ser fácil posponer cualquier actualización de firmware cuando se tiene una agenda de trabajo ocupada, pero al hacerlo se deja a las impresoras vulnerables a los ataques. El firmware, el software permanente programado en su impresora, puede actualizarse con nuevos parches de seguridad para ayudar a protegerla. Los hackers utilizan viejos agujeros y lagunas de seguridad para entrar, por lo que las máquinas anticuadas suelen ser los principales objetivos.

Liberación autorizada

Busca una impresora que pueda ofrecer liberación autorizada. En este caso, el usuario debe introducir una contraseña, un número de identificación o incluso pasar una tarjeta de identificación si su impresora tiene un lector NFC para poder liberar el trabajo de impresión. Así se evita que los documentos se dejen en las bandejas de papel, un objetivo fácil para los hackers dispuestos a pasar documentos sensibles en persona. También significa que todos los trabajos de impresión se adjuntan a un nombre, una fecha y una máquina para su propio registro, de manera que pueda hacer un seguimiento de los trabajos de impresión y volver sobre sus pasos si hay una infracción.

La liberación autorizada también es genial para la eficiencia así como para la seguridad ayudando a detener las colas de impresión y la confusión general sobre los trabajos de impresión. Con la función de impresión junto con la liberación autorizada, la gente puede imprimir desde cualquier máquina pasando su tarjeta o poniendo su pin en lugar de enviar los documentos a una máquina específica, un gran ahorro de tiempo en un espacio de oficina muy concurrido.

Permisos de usuario

Con una impresora que le permite establecer permisos de usuario individuales, puede controlar quién imprime qué para ayudar a mantener una mayor seguridad y evitar posibles problemas. Puedes restringir las funciones que utilizan, las máquinas desde las que pueden imprimir e incluso cuánto pueden imprimir, lo cual es estupendo para gestionar los costes así como la seguridad.

Cifrar datos

Asegúrate de que los datos estén encriptados en tu red de impresoras para garantizar que si un hacker los intercepta, no puedan leer ningún dato sensible. En una red a gran escala con varias impresoras, escáneres y características esto es especialmente importante. Asegúrese de que si alguien elige escanear a un correo electrónico o copiar a una carpeta compartida, los datos que viajan entre los dispositivos se mantengan seguros.

Almacenamiento de datos

Las impresoras pueden tener ahora memorias más grandes que nunca, lo que permite almacenar aún más datos y trabajos de impresión en una sola máquina, pero esto puede ser un enorme riesgo de seguridad si no se gestiona adecuadamente. Busque una impresora o una configuración de red que le permita establecer cuánto tiempo se almacenan los datos de cada máquina. De esta manera, si un trabajo de impresión nunca está autorizado, se borra del hardware después de un cierto tiempo en lugar de quedarse en el lugar y correr el riesgo de ser interceptado por los hackers.

Eliminar procesos

Tener toda una gama de características y procesos elegantes es agradable, pero cada uno es otro riesgo potencial de seguridad en su red de impresoras. Después de usar tus impresoras por un tiempo, mira qué características y procesos usas y cuáles no. Deshágase de las innecesarias para intentar minimizar el número de puntos de entrada en su red. Esto incluye WiFi e impresión inalámbrica si es posible. Aunque es bueno tener estas características, a veces es mejor dejarlas para la impresión casera. Si tu empresa maneja datos especialmente sensibles, la impresión inalámbrica es un punto de entrada de alto riesgo para posibles hackers.

Impresión gestionada

Hay una enorme gama de beneficios al optar por un servicio de impresión administrado como negocio, incluyendo la seguridad. Poner en práctica todas estas medidas de seguridad y utilizar las funciones de seguridad avanzadas de su impresora puede ser un desafío y muchas personas nunca terminan de utilizarlas en todo su potencial. Con un servicio de impresión administrado, su proveedor debería llevar a cabo una evaluación de seguridad completa para descubrir los posibles riesgos de propiedad intelectual en su empresa en particular antes de elaborar una estrategia a medida para combatirlos.

¿Quiere saber más sobre cómo mantener segura su red de impresoras? Contáctenos hoy para saber más. Nuestros expertos pueden ayudarte a elegir la impresora más segura para tu espacio de trabajo.